Papierloses Büro

Das papierlose Büro ist neben dem Digital Workplace ein derzeit sehr aktuelles Thema. Beide Themen werden häufig auch zu einem zusammengefasst. Wir haben beschlossen die Themen in zwei eng verzahnten Geschäftsbereichen zu bearbeiten. Während beide Themen darauf abzielen den Arbeitsplatz zu digitalisieren, erfordert das papierlose Büro einen viel größeren Fokus auf regulatorische Anforderungen, die vor allem aus dem Handelsgesetzbuch und dem Steuerrecht kommen.

Der Geschäftsbereich „Papierloses Büro“ liefert häufig zu den Digital Workplace oder Dokumentenmanagement-Projekten zu. Der Geschäftsbereich beschäftigt sich dabei mit der digitalen Verarbeitung von Dokumenten mit besonderem Fokus auf gesetzliche Anforderungen und Effizienz. Denn ein Projekt ist nur erfolgreich, wenn die Verarbeitung effizienter - nicht nur digitaler - ist.

Mit den folgenden Themen beschäftigt sich dieser Geschäftsbereich:

Ersetzendes Scannen: Das Scannen von Papierdokumenten sowie die Verwaltung der Scans und die Vernichtung der Originale im Rahmen des Prozesses unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben.

Digitale Unterschriften: Das Schließen verbindlicher Vereinbarungen entsprechend den gesetzlichen Formvorschriften beginnend von einfachen Freigabe-Workflows bis hin zu qualifizierten digitalen Unterschriften nach eIDAS.

Dokumentenverwaltung: Die revisionssichere Verwaltung von Dokumenten (vereinfacht: unveränderliche Speicherung). Dies geschieht inzwischen häufig in Abstimmung mit dem Geschäftsbereich Microsoft 365, aber auch andere Dokumentenmanagementsysteme werden hier genutzt.

Nutzung mobiler Geräte: Ohne Papier nimmt die Bedeutung von Tablets, Smartphones und Convertibles erheblich zu. Daher ist auch der Konsum der Daten mitzudenken, um effektiv papierlos zu arbeiten. So verhindert man, dass im letzten Schritt für den Konsum wieder gedruckt wird.