Geschäftsbereich - Kompass

Papierloses Büro

Das papierlose Büro ist neben dem Digital Workplace ein derzeit sehr aktuelles Thema. Beide Themen werden häufig auch zu einem zusammengefasst. Wir haben beschlossen die Themen in zwei eng verzahnten Geschäftsbereichen zu bearbeiten. Während beide Themen darauf abzielen den Arbeitsplatz zu digitalisieren, erfordert das papierlose Büro einen viel größeren Fokus auf regulatorische Anforderungen, die vor allem aus dem Handelsgesetzbuch und dem Steuerrecht kommen. 

Der Geschäftsbereich „Papierloses Büro“ liefert häufig zu den Digital Workplace oder Dokumentenmanagement-Projekten zu. Der Geschäftsbereich beschäftigt sich dabei mit der digitalen Verarbeitung von Dokumenten mit besonderem Fokus auf gesetzliche Anforderungen und Effizienz. Denn ein Projekt ist nur erfolgreich, wenn die Verarbeitung effizienter - nicht nur digitaler - ist. 

Mit den folgenden Themen beschäftigt sich dieser Geschäftsbereich: 

Ersetzendes Scannen: Das Scannen von Papierdokumenten sowie die Verwaltung der Scans und die Vernichtung der Originale im Rahmen des Prozesses unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben.  

Digitale Unterschriften: Das Schließen verbindlicher Vereinbarungen entsprechend den gesetzlichen Formvorschriften beginnend von einfachen Freigabe-Workflows bis hin zu qualifizierten digitalen Unterschriften nach eIDAS.  

Dokumentenverwaltung: Die revisionssichere Verwaltung von Dokumenten (vereinfacht: unveränderliche Speicherung). Dies geschieht inzwischen häufig in Abstimmung mit dem Geschäftsbereich Microsoft 365, aber auch andere Dokumentenmanagementsysteme werden hier genutzt.  

Nutzung mobiler Geräte: Ohne Papier nimmt die Bedeutung von Tablets, Smartphones und Convertibles erheblich zu. Daher ist auch der Konsum der Daten mitzudenken, um effektiv papierlos zu arbeiten. So verhindert man, dass im letzten Schritt für den Konsum wieder gedruckt wird.  

Referenzprojekte

  • Erstellung von automatisierten Workflows zur Prozessunterstützung (z.B. Hardware-/ Softwarebestellungen im Unternehmen, Abwicklung von Bürgschaften) 
  • Kostengünstige Beschleunigung interner Prozesse durch digitale Approvalprozesse 
  • Revisionssichere und papierlose Rechnungsverarbeitung bei einem mittelständischen Unternehmen 
  • Papierlose Abwicklung von Vorstands-/Betriebsratssitzungen (Gremienarbeit) 

Case Study: Papierlose Verarbeitung von Dokumenten im Rahmen des Digital Workplace

Der Kunde

  • Branche: Energie
  • Anzahl der Mitarbeiter: rund 2.500

Ausgangslage

Das Unternehmen wollte die digitale Verwaltung von Dokumenten vorantreiben. Ziel war Prozesse vollständig papierlos zu machen. Im Rahmen eines ganzen Programms mussten verschiedene Maßnahmen realisiert werden: 

  • Einführung des ersetzenden Scannens 
  • Digitale Unterschriften mittels Adobe Sign 
  • Interne Freigaben mittels Powerautomate / PowerApps 
  • Revisionssichere Verwaltung von Dokumenten 
  • Berücksichtigung des Konsums der Daten im Büro und beim mobilen Arbeiten

Lösungsansatz

Mitarbeiter von Purple Bird Technology übernahmen die Projektleitung für alle Projekte sowie die technische, regulatorische und organisatorische Analyse. Dabei spielte insbesondere auch die einfache Nutzbarkeit für die Mitarbeiter des Kunden eine große Rolle. 

Im Rahmen der Projektleitung übernahm Purple Bird Technology daneben auch Schulung und technische Implementierung des Systems.

Ergebnis

Der Kunde konnte die Kosten reduzieren und Prozesse beschleunigen. Darüber hinaus seine Außenwirkung verbessern gegenüber Lieferanten, Bewerbern und Investoren.

Relevanz

Für wirklich absolut jedes Unternehmen.

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