Digital Workplace und Microsoft 365
Die Visionen, die Microsoft vermittelt, begeistern - der Weg zum Ziel ist aber häufig steinig. Microsoft bietet inzwischen mit Microsoft 365 und Azure eine umfassende Lösung, welche als Basis für einen Digital Workplace dient. Mit SharePoint und MS Teams hat man außerdem eine Möglichkeit den Digital Workplace mit einer umfassenden Dokumentenverwaltung zu kombinieren. Dabei braucht man letztlich kein zusätzliches Dokumentenmanagementsystem mehr, wenn man SharePoint gut nutzt und konfiguriert.
Purple Bird Technology ist gestartet als Spezialist für Office 365 (MS Teams, SharePoint usw.) und hat davon ausgehend inzwischen Knowhow zu den damit verbundenen Microsoft Technologien wie beispielsweise Active Directory und Azure aufgebaut.
Unser Spezialwissen ermöglicht uns die Umsetzung des „Brot- und Buttergeschäfts“ (Einführung Office 365, MS Teams etc.), aber auch die Realisierung anspruchsvoller Anwendungsfälle, welche teilweise die eigenen Berater von Microsoft nicht umsetzen konnten.
Referenzprojekte
Folgende Projekte wurden von unseren Beratern beispielsweise ausgeführt:
- Migration verschiedener Plattformen nach SharePoint
- Office 365 Migrationen
- Office 365 Roll-outs und Nutzung
- Roll-out von Workflows mittels PowerAutomate und PowerApps
- Erstellung von Intranets mit SharePoint
- Finetuning zur parallelen Nutzung Office 365 und Jive
Case Study: Revisionssichere Ablage basierend auf Office 365
Der Kunde
- Branche: Energie
- Anzahl der Mitarbeiter: rund 1.500
Ausgangslage
Das Unternehmen druckte alle Belege aus, die im Unternehmen als E-Mail eintrafen, bzw. legte alle Belege ab, die als Papierversion beim Unternehmen eintrafen. Dies war aus mehreren Gründen problematisch:
- Ein solches Vorgehen ist rechtlich nur unter sehr restriktiven Bedingungen zulässig, die nicht erfüllt waren. Damit hatte das Unternehmen wie viele andere auch letztlich keine ordnungsgemäße Buchhaltung.
- Die Kosten einer papierbasierten Verarbeitung waren hoch und viele Aufgaben wurden einmal digital in den Systemen und einmal analog auf Papier erledigt.
- Die Prozesse waren nicht so schnell wie gewünscht, da die papierbasierte Verarbeitung träge war.
Lösungsansatz
Auf Grund des Kostendrucks und des Fokus des Kunden auf Microsoft 365 Technologien kam ein eigenes Dokumentenmanagement nicht in Frage.
Gleichzeitig wurde zum Zeitpunkt des Projekts jedoch die Ansicht von Microsoft vertreten, dass Microsoft 365 nicht revisionssicher ist. Somit war nach dem Stand der Technik eine rein digitale Umsetzung mit Microsoft 365 nicht möglich.
In dem Projekt übernahm unsere Geschäftsführung Projektmanagement, Solution Design und unterstütze die Implementierung unter Nutzung regulatorischer, technischer und organisatorischer Expertise.
Ergebnis
Statt der erheblichen Zusatzkosten und Medienbrüche eines zusätzlichen Dokumentenmanagementsystems erhielt der Kunde eine revisionssichere Ablage für Exchange und SharePoint zur Dokumentenverwaltung. Das Ergebnis konnte erzielt werden ohne zusätzliche Microsoft Lizenzkosten (keine E5 Lizenzen) oder teure Umstellungen im Betrieb – nur die Projektkosten, in denen die neue Konfiguration erarbeitet wurde und kleinere Umstellung im Betrieb mussten bezahlt werden.
Des Weiteren konnten über 50.000 Euro Druckkosten pro Jahr sowie zahlreiche Arbeitsstunden eingespart werden. So führte das Projekt nicht nur zu Prozessverbesserungen, sondern auch zu einer Kostenreduktion.
Die Umsetzung wurde im Rahmen des Projekts von einer Wirtschaftsprüfung abgenommen und konnte somit eingesetzt werden.
Relevanz
Jedes Unternehmen, welches eine kostengünstige Lösung für eine revisionssichere Ablage sucht, oder ergänzend zu eine zusätzliche revisionssichere Ablage benötigt, um Dokumente außerhalb von Standardprozessen abzulegen – beispielsweise die Verwaltung von Geschäftsführungsunterlagen oder die Speicherung von Geschäftsunterlagen jenseits des Rechnungslegungsprozesses.
Case Study: Aufbau eines Digital Workplace und Dokumentenmanagementsystem
Der Kunde
Branche: Energie
Anzahl der Mitarbeiter: rund 1.000
Ausgangslage
Das Unternehmen hatte zahlreiche Plattformen zur Ablage von Dokumenten in den verschiedenen Töchterfirmen im Einsatz, die teilweise auf Cloud Services oder Servern an den Standorten basierten. Dies führte zu erheblichen Problemen im Austausch von Arbeitsergebnissen und erheblichen Kosten.
Lösungsansatz
Purple Bird Technology ermittelte, dass die sinnvollste Option eine vollständige Abbildung des Systems in SharePoint Online ist. Innerhalb von zwei Jahren wurde eine Altlösung nach der anderen abgeschaltet.
Purple Bird Technology übernahm die Projektleitung, alle Analyseaufgaben, das Lösungsdesign und unterstütze die technische Migration.
Ergebnis
Mitarbeiterzufriedenheit stieg erheblich und der E-Mail-Verkehr zum Versenden von Dokumenten ging erheblich zurück. Gleichzeitig finanzierte sich das laufende Projekt durch Kostenersparnisse. Mit Abschluss des Projekts sparte die Firma 250.000 Euro Betriebskosten pro Jahr (bei Gesamtprojektkosten von 500.000 Euro).
Folgeprojekte wie die Abschaltung weiterer Plattformen, der Aufbau eines Intranets sowie das papierlose Büro mit Office 365 wurden gestartet.
Relevanz
Jedes Unternehmen, welches seinen Digital Workplace verbessern will, könnte von einem solchen Projekt profitieren.
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